Január 1-től kivezetésre kerül az a szabály, amely szerint a munkáltatóknak a munkavállalók társadalombiztosítással kapcsolatos iratait a nyugdíjkorhatár elérését követő öt évig kell megőrizniük. Ennek eredményeképpen a HR csapat jelentős adminisztratív tehertől szabadul meg.
Íme a változással kapcsolatos legfontosabb tudnivalók:
Mi indokolta a változást?
A digitalizáció lehetővé tette, hogy a munkaügyi és társadalombiztosítási iratok is elektronikusan készüljenek el, és az adatokat az elektronikus állami nyilvántartások tárolják. Így már nem szükséges a papír alapú dokumentumok megőrzése a nyugdíj kiszámításához.
Milyen iratokra terjed ki a változás?
A változás a nyugdíjkorhatár kiszámításával kapcsolatos munkaügyi iratokra terjed ki, ezeket az iratokat már nem kell a nyugdíjkorhatár elérését követő öt évig megőrizni. Ugyanakkor a változás nem érinti azokat a bizonylatokat, amelyeket az adózási vagy a számviteli szabályok alapján kötelezően meg kell őrizni.
Hogyan érinti a változás a 2025. január 1. előtt keletkezett iratokat?
A 2024. december 31-ig keletkezett munkaügyi iratokat továbbra is a nyugdíjkorhatár elérését követő öt évig kell megőrizni. A változás csak a 2025. január 1-től keletkező munkaügyi iratokra érvényes.
Ezentúl meddig kell majd megőrizni a nyugdíjkorhatár megállapításához szükséges munkaügyi iratokat?
Adatvédelmi szempontból érdemes értékelni a kérdést, így a 2025. január 1-től keletkező munkaügyi iratoknál – a korlátozott tárolhatóság elvével összhangban – mindig az adott adatkezelési célhoz kapcsolható, legrövidebb megőrzési időt szükséges kiválasztani, a megfelelő GDPR jogalap mellett.
Ha az adott munkaügyi irat szükséges lehet jogi igény érvényesítéséhez, úgy a munkajogi szabályok alapján az iratokat a munkaviszony megszűnését követő 3 évig lehet megőrizni.
Ez esetben a megfelelő jogalap a jogos érdek lehet, amihez le kell folytatni és dokumentálni kell az érdekmérlegelést.
Milyen további intézkedéseket javasolt a munkáltatóknak végrehajtania?
A munkáltatóknak meg kell vizsgálniuk, hogy a 2025. január 1-től keletkező iratokat milyen adatkezelési cél(ok) és jogalap(ok) alapján, és meddig őrizhetik meg. Mindezt az adatvédelmi nyilvántartásban is rögzíteni kell.
Ha új adatkezelési cél(ok) kerülnek meghatározásra vagy a már meglévő célok esetében az adatkezelés körülményei változnak, arról a munkavállalókat tájékoztatni kell, ami az adatkezelési tájékoztató módosításával is jár. A munkáltatónak ki kell alakítania egy belső eljárásrendet, amely alapján világosan elkülöníthető a 2024. december 31-ig keletkezett iratok, illetve 2025. január 1-től keletkező iratok kezelése, valamint a megfelelő adatmegőrzési és törlési szabályok végrehajtása.
Ha a további lépésekről egyeztetne velünk, kérem, keresse szakértőinket dr. Belényi Andreát és dr. Várady Endrét.
