Ismerjük meg a digitális szerződéskötés fortélyait!

Az üzleti élet nem állhat meg. Szerződéskötésekre akkor is szükség van, ha a felek személyesen nem tudnak találkozni egymással. A jelenlegi helyzetben a digitális szerződéskötés egy kézenfekvő alternatíva, amelyet bármely vállalkozás használni tud, sokkal egyszerűbben, mint gondolnánk. Írásunkban összefoglaltuk az ezzel kapcsolatos legfontosabb kérdéseket és tudnivalókat.

Elfogadható-e az elektronikus aláírás?
Valószínűleg mindenki találkozott már e-aláírásokkal. Ebből több fajta van, és egyáltalán nem mindegy, hogy melyik szerepel az adott dokumentumon. Van egyszerű e-aláírás, például ilyen a pdf fájlon elhelyezett szignó kép vagy az e-mail végére gépelt név. Van fokozott biztonságú e-aláírás, mint amikor például a pdf fájlon ábra jelzi az aláíró nevét, és azt, hogy ez egy fokozott biztonságú e-aláírás. Az e-aláírások harmadik fajtája a minősített e-aláírás, ilyen például, amikor pdf fájlon ábra jelzi az aláíró nevét, valamint azt, hogy ez egy minősített e-aláírás.

Milyen típusú elektronikus aláírást fogadhatunk el?
Az egyszerű e-aláírást nem javasolt elfogadni, mert ennek alapján az aláíró tényleges személye bizonyosan nem beazonosítható. A fokozott biztonságú e-aláírás alapján az aláíró tényleges személye beazonosítható, de az ilyen e-aláírással ellátott okiratot a jog mégis „csak” egyszerű magánokiratnak ismeri el. Teljes bizonyító erő hiányában egy bírósági eljárásban kikezdhető, így nem biztos, hogy megállja a helyét.
A minősített e-aláírás azonban teljes bizonyító erővel vértezi fel a magánokiratot, amelyen szerepel. Önmagában azonban még ez sem garancia arra, hogy egy esetleges bírósági eljárásban elfogadják az okiratot. Ehhez még az kell, hogy a digitális aláírás a cégjegyzékbe is be legyen jegyezve.
Tehát, ha Partner Kft. Kiss János nevű ügyvezetője digitális aláírással küld nekünk egy szerződést, ellenőrizzük az aláíráspanelre kattintva, hogy milyen fokozatú az e-aláírás. Ezen kívül érdemes rákeresni a cégjegyzékben (www.e-cegjegyzek.hu) a Partner Kft.-re és megnézni, hogy Kiss János neve alatt be van-e jegyezve az elektronikus aláírói tanúsítvány.

Egyenértékű-e a digitális szerződés a papír alapú szerződésekkel?
Alapvetően igen, de a Ptk. pontosan meghatározza a feltételeit annak, hogy mikor lehet egyenértékű a digitálisan aláírt okirat a papír alapúval. Ezek a feltételek a következőek:

• Az okirat tartalma nem módosítható. Például egy Word dokumentum még módosítható, de egy pdf fájl már nem.
• Az aláíró személye legyen beazonosítható. Például az aláíró tanúsítványnak tartalmaznia kell, hogy „Elektronikusan aláírta: Kiss János – Partner Kft.”
• Az aláírás időpontja legyen beazonosítható. Például ez megtörténik akkor, ha a tanúsítványra kattintva olvasható, hogy az aláírás időpontja: 2020. november 2. 16:40.

Digitális szerződés esetén kötelező, hogy minden aláíró fél digitálisan írjon alá?
Nem kötelező, de ilyen esetben a szerződés több okiratból tevődik össze: az egyik fél által digitális aláírással ellátott pdf okiratból, és a másik fél által kézzel aláírt papír alapú okiratból. Az viszont nem felel meg a jogszabályoknak, hogy az egyik fél papíron kézzel aláírja a szerződést, ezt „beszkenneli”, és a „szkennelt” pdf verziót a másik fél digitálisan aláírja. Az sem járható út, hogy az egyik fél által digitálisan aláírt pdf kinyomtatott verzióját írja alá a másik fél. Ha nincs mindkét félnek digitális aláírása, akkor a szerződésnek több okiratból kell állnia: egy elektronikusból és egy papír alapúból.

Hogyan készítsünk digitális aláírást?
Minősített aláírást egy „jóváhagyott” szolgáltatónál tudunk megrendelni cégünk részére. Ezen a linken megtaláljuk a Magyarországon jelenleg jóváhagyott szolgáltatók listáját: http://webpub-ext.nmhh.hu/esign/szolgParams/main.do. A minősített aláírás megrendeléséhez szükség lesz arra, hogy a cégünk képviselője (ügyvezető, cégvezető, vezérigazgató, igazgatósági tag) személyesen megjelenjen a szolgáltatónál.
A kiválasztott szolgáltató elektronikus tanúsítványt küld majd részünkre, amit érdemes bejegyeztetni a cégjegyzékbe, mert így válik világossá partnereink számára, hogy cégünk nevében digitálisan is lehetséges a cégszerű aláírás. Így lesz a cégünk által digitálisan aláírt szerződés megbízható, és digitális aláírásunk így megállja a helyét a bíróságon is.
Ebből a rövid leírásból is kitűnik, hogy nem ördöngösség a digitális aláírás létrehozása, és ha már megvan, a használata nagyon egyszerű és praktikus. A VJT csapata szívesen segít a megfelelő tanúsítvány kiválasztásában, és a tanúsítvány cégjegyzékbe való bejegyzésében is.